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19 de Outubro de 2019

Encargos Sociais e Trabalhistas sobre a folha de pagamento

Anna Carolina, Advogado
Publicado por Anna Carolina
há 4 anos

A elaboração da folha de pagamento é obrigatória para o empregador, conforme artigo 32 da Lei nº 8.212/91.

No inciso I do artigo 32 da Lei, nota-se a abrangência da folha de pagamento, que deve incluir as remunerações de todos os segurados a serviço da empresa. Ela deverá ser elaborada na forma agrupada para cada tipo se segurado, de acordo com Instrução Normativa nº 100/2003 do INSS.

O inciso II, ressalta a importância da escrituração contábil dos fatos geradores das contribuições previdenciárias, que devem ser lançados mensalmente na contabilidade, obedecendo ao regime de competência, discriminando a base de cálculo das contribuições previdenciárias, os montantes das contribuições retidas dos segurados, o montante das contribuições da empresa e o total recolhido dos cofres da Previdência Social.

Já, os incisos III e IV, referem-se ao cumprimento das obrigações acessórias e principais, relativas aos fatos geradores das contribuições previdenciárias, bem como da disponibilização de toda documentação que serviu de base para a escrituração contábil.

As microempresas e empresas de pequeno porte que aderiram o SIMPLES (Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte) estão dispensadas de manterem escrituração contábil completa, desde que mantenham o Livro Caixa, o Livro de Registro de Inventário e toda documentação que serviu de base para a escrituração.

A folha de pagamento é composta de 2 partes principais: (i) vantagens ou proventos e (ii) descontos.

Além desses 2 elementos principais, a folha de pagamento deve indicar o valor líquido a ser pago aos segurados. E também, o nome dos segurados, identificação da empresa, mês de referência, total bruto da folha, total de descontos, total líquido da folha, encargos patronais, contribuições de terceiros, seguro acidente e total de encargos.

Certos encargos são fixados por lei como um percentual fixo sobre a folha de pagamento. No entanto, a maioria tem que ser calculada a partir de estimativas que envolvam desde o número de dias efetivamente trabalhados, até as estatísticas sobre taxa de natalidade, acidentes no trabalho, número de conduções tomadas pelo trabalhador, etc.

Para o cálculo é necessário se determinar quais as incidências sociais e trabalhistas sobre os valores das remunerações pagas.

  1. Encargos Sociais - Taxas e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador. Incluem:
  • Seguridade e Previdência Social - INSS ou
  • Plano de Seguridade Social do Servidor Público - PSS
  • FGTS
  • PIS/PASEP
  • Salário-educação (emprego no setor privado empresarial)
  • Sistema S (emprego no setor privado empresarial)
  1. Encargos Trabalhistas - Valores pagos diretamente ao empregado mensalmente ou no final de seu contrato de trabalho incluem também benefícios não expressos em valores. Incluem:
  • 13º Salário
  • Adicional de Remuneração
  • Adicional de Férias
  • Ausência Remunerada
  • Férias
  • Licenças
  • Repouso Remunerado e Feriado
  • Rescisão contratual
  • Salário Família ou Auxílio Pré-Escolar
  • Vale Transporte ou Auxílio Transporte
  • Indenização por Tempo de Serviço
  • Outros Benefícios

Além disso, o Tribunal Superior do Trabalho estabelece que qualquer desconto salarial deve ser feito mediante autorização prévia, com comprovação assinada pelo funcionário. Isso vale para os planos de assistência médica e odontológica, seguro de vida, previdência privada, sistemas cooperativos, convênios culturais e recreativos, dentre outros.

A Coordenação Geral de Tributação da Receita Federal publicou a Solução de Consulta 126/2014 nos seguintes termos:

Solução de Consulta Cosit nº 126/2014 – DOU: Edição nº 109, de 10 de junho de 2014, Seção I, pág. 26 – Assunto: Contribuições Sociais Previdenciárias

Ementa: CONTRIBUIÇÕES PREVIDENCIÁRIAS INCIDENTES SOBRE A FOLHA DE SALÁRIOS. BASE DE CÁLCULO.

Integram a base de cálculo para fins de incidência das contribuições sociais previdenciárias incidentes sobre a folha de salários: o aviso prévio indenizado (inclusive o 13º salário correspondente); a importância paga pelo empregador nos 15 dias que antecedem o auxílio-doença; o prêmio pago em razão de assiduidade.

Não integram a base de cálculo para fins de incidência das contribuições sociais previdenciárias incidentes sobre a folha de salários: as férias indenizadas e o respectivo adicional constitucional, inclusive o valor correspondente à dobra da remuneração de férias de que trata o art. 137 da CLT; o abono pecuniário de férias na forma do art. 143 da CLT (inclusive o adicional constitucional correspondente); o auxílio-doença pago pelo INSS; a complementação do auxílio-doença paga pela empresa, desde que esse direito seja extensivo à totalidade dos empregados da empresa.

As mudanças na legislação como a incidência de INSS sobre o aviso prévio indenizado, a não incidência de IRF sobre férias indenizadas entre outras, devem ser observadas para que os parâmetros destas verbas sejam alterados, de modo que a partir da alteração da legislação, o sistema passe a considerar ou não aquela verba para determinado tipo de desconto/contribuição.

Esta parametrização se torna ainda mais importante a partir da entrada do e-Social, o qual estabelece quais verbas devem sofrer incidência das contribuições previdenciárias. Se a empresa deixou de informar que determinada verba integra a base de cálculo, automaticamente o e-Social irá acusar divergência de recolhimento e consequentemente, um sinal para fiscalização e notificação de débito.

Resumindo

Quais são os encargos trabalhistas sobre a folha de pagamento?

Os encargos trabalhistas que as empresas devem pagar sobre a folha de pagamento de seus funcionários são:

- FGTS: 8,0% + 0,5% sobre o salário nominal (Obs.: As MPEs pagam somente 8%);

- Férias: 8,3% (ou 1/12) sobre o salário nominal;

- Abono de férias: 2,7% (ou 1/3 das férias) sobre o salário nominal;

- Indenização (a ser paga no caso de dispensa do funcionário sem justa causa): 100% de um salário nominal, 40% + 10% do saldo do FGTS;

- INSS: 20%;

- Entidades (SESC, SENAC, SEBRAE etc.): 5,8%;

- Seguro de Acidentes de Trabalho: de 1% a 3%.

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